O verificare de firmă completă se face gratuit, în trei locuri: ANAF pentru codul fiscal și starea TVA, Ministerul Finanțelor pentru bilanț, Registrul Comerțului pentru administratori, sediu și stare juridică. Durează un sfert de oră. Îți arată dacă firma chiar există, dacă are voie să factureze cu TVA, dacă și-a depus conturile și dacă a intrat în insolvență.
De ce merită să verifici o firmă înainte să semnezi?
Verifici înainte să semnezi pentru că nu deduci nici cheltuiala, nici TVA-ul de pe o factură primită de la o firmă înscrisă ca inactivă, potrivit art. 11 alin. (7) din Codul fiscal. Verificarea nu garantează că firma își respectă contractul, dar elimină situațiile în care problema se vedea din prima zi.
Al doilea motiv ține de bani. O firmă fără bilanț de doi ani, cu sediul expirat sau cu trei administratori într-un an nu e neapărat rea. Dar e un motiv bun să ceri plata în avans, nu termen la 60 de zile.
Ce afli gratuit și ce costă bani?
Datele de identificare, starea fiscală, bilanțurile și procedurile de insolvență sunt publice și gratuite. Le iei direct de la ANAF, de la Ministerul Finanțelor și de la Registrul Comerțului, fără abonament. Costă doar documentele oficiale emise de Registrul Comerțului, cum e certificatul constatator, și rapoartele de risc ale platformelor private.
| Ce verifici | Sursa oficială | Cost | Semnal de alarmă |
|---|---|---|---|
| CUI, denumire, sediu | ANAF, Ministerul Finanțelor | gratuit | datele nu se potrivesc cu factura |
| Înregistrare în scopuri de TVA | Registrul TVA, ANAF | gratuit | facturează cu TVA fără să fie înregistrată |
| Inactivitate fiscală | Registrul contribuabililor inactivi, ANAF | gratuit | facturile primite nu sunt deductibile |
| Bilanț pe ultimii ani | Ministerul Finanțelor | gratuit | lipsă bilanț mai mulți ani la rând |
| Stare juridică, administratori, cod CAEN | Registrul Comerțului | consultare gratuită, certificat cu taxă | activitatea facturată nu e în obiectul de activitate |
| Insolvență sau faliment | Buletinul Procedurilor de Insolvență, ONRC | gratuit, acte integrale cu abonament | procedură deschisă, dar ți se cere livrare pe credit |
| Punctaj de risc, alerte automate | platforme comerciale private | abonament | — |
Primele șase rânduri acoperă majoritatea situațiilor de zi cu zi.
Pasul 1: verifică CUI-ul și starea fiscală la ANAF
ANAF are două formulare publice, gratuite și fără cont: Registrul TVA și registrul contribuabililor inactivi. Primul îți spune dacă firma e înregistrată în scopuri de TVA, al doilea dacă a fost declarată inactivă fiscal. Ai nevoie doar de codul fiscal și de codul de validare afișat în imagine.
Începe cu Registrul TVA. Dacă firma îți emite facturi cu TVA, dar aici apare ca neînregistrată, oprește-te. Fie codul e greșit, fie factura e greșită.
Continuă cu registrul contribuabililor inactivi. O firmă trecută aici continuă să emită facturi, dar tu nu mai deduci nici cheltuiala, nici TVA-ul de pe ele. Potrivit art. 92 alin. (13) din Codul de procedură fiscală, decizia produce efecte față de terți din ziua următoare datei înscrierii în registru.
Notează denumirea exactă și compar-o cu cea de pe ofertă și de pe factură. Un cuvânt în plus sau SRL în loc de SA înseamnă de obicei altă societate.
Pasul 2: caută bilanțul la Ministerul Finanțelor
Ministerul Finanțelor publică bilanțurile depuse în ultimii șase ani, datele de identificare și obligațiile restante la bugetul de stat. Baza legală e art. 1 alin. (2) din Ordinul ministrului finanțelor nr. 1.420/2021: datele se publică zilnic, cu o întârziere de maximum 24 de ore. Căutarea e gratuită și cere doar CUI-ul.
Formularul principal e cel de căutare după cod unic de identificare. Dacă nu ai codul, există și căutarea după nume și județ, mai lentă, dar utilă când ai doar denumirea.
Ce te interesează, în ordine:
- Există bilanț pentru ultimul exercițiu încheiat? Lipsa lui, repetată doi-trei ani, e cel mai clar semn că firma nu mai funcționează normal.
- Cifra de afaceri și rezultatul net, pe mai mulți ani. O singură cifră nu spune nimic; trei ani la rând arată o direcție.
- Numărul de salariați. O firmă cu zero angajați care promite livrare în două zile merită o întrebare în plus.
- Obligațiile restante, dacă apar afișate. Sumele mari și vechi sunt un motiv de prudență la termenele de plată.
Ministerul le publică, nu le auditează: răspunderea pentru corectitudinea datelor raportate rămâne la operatorul economic.
Pasul 3: cine conduce firma și dacă sediul mai e valabil
Registrul Comerțului îți arată starea firmei, administratorii și asociații, codurile CAEN autorizate și dacă sediul social mai e valabil. Pe portalul de servicii online al ONRC, informațiile de bază sunt gratuite după crearea unui cont. Certificatul constatator, documentul complet semnat electronic, se eliberează contra cost.
Gratuit vezi denumirea, numărul de înregistrare, CUI-ul, județul și localitatea, starea firmei și data ultimei înregistrări. Cauți după denumire, după numărul din registrul comerțului sau după CUI. Starea firmei e câmpul care contează cel mai mult, pentru că acolo se vede dacă societatea mai funcționează normal.
Schimbările recente apar în Buletinul electronic al registrului comerțului. Potrivit art. 15 alin. (3) și (4) din Legea nr. 265/2022, înscrisurile se publică acolo în cel mult 3 zile lucrătoare de la data înregistrării în registrul comerțului, iar publicarea și consultarea sunt gratuite. Așa prinzi o schimbare de administrator fără să plătești certificatul.
Sediul social are o durată, dată de contractul de închiriere sau de comodat. Dacă expiră, ANAF poate declara firma inactivă: Codul de procedură fiscală prevede asta la art. 92 alin. (1) lit. g). Potrivit alin. (3), declararea se face după 30 de zile de la comunicarea unei notificări.
Codul CAEN nu decide valabilitatea contractului. Potrivit art. 55 alin. (1) din Legea 31/1990, societatea e angajată și de actele care depășesc obiectul de activitate. Riscul real e avizul care lipsește: sanitar, de mediu, de protecția muncii. Certificatul constatator îl ceri la un contract important, la o licitație sau când banca cere dovada că semnatarul poate angaja firma.
Cum afli dacă firma e în insolvență?
Procedurile de insolvență se publică în Buletinul Procedurilor de Insolvență, publicația editată de Oficiul Național al Registrului Comerțului potrivit art. 5 pct. 6 din Legea nr. 85/2014. Sumarul buletinului și lista persoanelor publicate se consultă gratuit pe portalul ONRC, după autentificare; actele integrale cer abonament.
O procedură deschisă nu înseamnă automat că firma dispare. Înseamnă însă că datoriile mai vechi se plătesc după regulile procedurii, nu la termenele din contract. Din acel moment, livrarea pe credit e o decizie, nu o rutină. Portalul european e-Justiție descrie pe pagina dedicată României ce conține buletinul.
Semnalul de urmărit: procedură deschisă, dar ți se cere plată la termen. Uită-te la data ultimului act publicat, nu doar la o mențiune veche.
Când au sens platformele plătite?
Platformele comerciale precum Termene, RisCo sau ListaFirme adună aceleași date publice și le prezintă într-un singur raport, cu punctaj de risc și alerte. Devin utile când verifici zeci de firme pe lună sau când vrei să fii anunțat automat la o schimbare. Pentru o verificare punctuală, sursele oficiale acoperă tot ce contează.
Redacția nu recomandă o anumită platformă și nu are înțelegeri comerciale cu niciuna. Diferența dintre ele stă în frecvența actualizării și în tarifare, nu în calitatea informației de bază. Un raport plătit nu transformă o firmă riscantă în una sigură; îți economisește timp la citit.
Ce verifici înainte de contract: lista în 10 puncte
Zece verificări care încap într-un sfert de oră, pe surse oficiale gratuite. Ordinea contează mai puțin decât faptul că le faci pe toate. Dacă rămâi cu două sau mai multe semne de întrebare, cere plata în avans sau garanții, în loc să renunți direct la colaborare.
- CUI-ul de pe ofertă coincide cu cel din registrele oficiale.
- Denumirea se potrivește exact, inclusiv forma juridică.
- Firma nu apare în registrul contribuabililor inactivi al ANAF.
- Starea TVA se potrivește cu felul în care îți facturează.
- Există bilanț depus la Ministerul Finanțelor pentru ultimul an încheiat.
- Cifra de afaceri pe trei ani nu arată o prăbușire bruscă.
- Numărul de salariați e plauzibil pentru ce ți-a promis.
- Sediul social nu e expirat, iar starea firmei la Registrul Comerțului e normală.
- Codul CAEN autorizat acoperă activitatea facturată, iar administratorul care semnează e cel din registru.
- Nu apare nicio procedură deschisă în Buletinul Procedurilor de Insolvență.
Ce greșesc cei mai mulți când verifică o firmă?
Cea mai frecventă greșeală e să te uiți doar la site-ul firmei și la impresia lăsată la telefon. Un site îngrijit se face în câteva zile. A doua greșeală: verifici o dată, la început de colaborare, și nu mai revii niciodată, deși facturezi lunar.
Alte capcane, pe scurt:
- Te bazezi pe o captură veche. Starea fiscală se schimbă de la o lună la alta.
- Cauți după nume aproximativ. Există sute de firme cu denumiri asemănătoare, iar CUI-ul e singurul identificator sigur.
- Confunzi cifra de afaceri cu profitul. O firmă poate rula milioane și pierde bani în fiecare an.
- Iei lipsa datoriilor drept garanție. Restanțele apar în evidențe cu întârziere.
Întrebări frecvente
Cum verifici un PFA, nu un SRL?
Un PFA se înregistrează tot la registrul comerțului, deci îl găsești pe portalul ONRC și în registrele ANAF. Nu găsești bilanț la Ministerul Finanțelor: potrivit art. 15 din OUG nr. 44/2008, PFA ține contabilitate în partidă simplă. Potrivit art. 20 alin. (1), titularul răspunde cu bunurile din patrimoniul de afectațiune, iar dacă acestea nu sunt suficiente pentru satisfacerea creanțelor, pot fi urmărite și celelalte bunuri ale lui.
Ce înseamnă dacă o firmă nu are bilanț depus?
Poate fi o întârziere administrativă, dar poate fi și o firmă fără activitate. Dacă lipsesc doi sau trei ani la rând, ia situația ca risc real: ceri plata în avans și verifici starea firmei la Registrul Comerțului înainte să livrezi.
Ce faci dacă firma e inactivă fiscal?
Nu accepți facturi de la ea până la reactivare, pentru că nu sunt deductibile. Registrul inactivilor e public, iar decizia produce efecte față de terți din ziua următoare datei înscrierii în registru. Discuția despre situația ta concretă se poartă cu un contabil sau cu un consultant fiscal.
Cum verifici o firmă dintr-o altă țară a Uniunii Europene?
Pentru codul de TVA intracomunitar folosești sistemul VIES al Comisiei Europene, care interoghează bazele naționale de TVA. Datele financiare se caută în registrul comerțului din țara respectivă, iar nivelul de transparență diferă mult de la un stat la altul.
Ce verifici despre un angajator înainte să semnezi?
Aceleași registre, cu alt accent. La Ministerul Finanțelor te uiți la numărul de salariați și la evoluția cifrei de afaceri. La ANAF, dacă firma e activă fiscal. În Buletinul Procedurilor de Insolvență, dacă există o procedură deschisă.
Informațiile au caracter general și nu constituie consultanță fiscală sau juridică. Procedurile și adresele instituțiilor se pot modifica; verifică întotdeauna sursa oficială la momentul la care faci verificarea. Ultima verificare a surselor: august 2026.